Ну что ж, мои праздники закончились и пришла пора написать пост. Но не просто пост, а небольшую статью. И сегодня тема – контрольные процедуры. А контрольные процедуры являются основным элементом внутреннего контроля. Но не единственным, как это думает большинство. Сегодня разберем виды контрольных процедур. Но сначала немного про то, как и куда внедрять контрольные процедуры.
Во-первых, контрольные процедуры должны контролировать достижение бизнес-целей (сверка реальных результатов с плановыми) или правильность выполнения бизнес-процесса (компьютерная программа, которая не дает перейти к следующему этапу, пока не ввели данные по предыдущему этапу).
Во-вторых, контрольные процедуры нужно не просто так внедрять, а только в те места бизнес-процесса, где наибольшая вероятность совершения ошибок. Поэтому сначала выявляются риски того, что бизнес-процесс будет реализовываться не так, как это задумано. И именно в эти места (часто называют критические точки) мы и вставляем контрольную процедуру.
Попробуем разобраться в том, какие контрольные процедуры существуют и сделаем это на примере борща. Представим процесс, где молодой человек готовит борщ, а его девушка (предполагаем, что она умеет готовить борщ) встраивает контрольные процедуры))) И что у нас получается:
- Документальное оформление. Наверняка вы в своей жизни были у врача и обращали внимание, что он не только назначает вам лечение, но и что-то пишет в карте. Так вот, «ведение записей» в карте это, в том числе, контрольная процедура, и, наверно, самая распространенная в компаниях. Огромное количество отчетов, которые «никому не нужны» – это нужно для того, чтобы контролировать то, как выполняется процесс. При приготовлении борща эта процедура будет заключаться, например, в том, что прямо в рецепте ставится галочка по каждому пункту приготовления. Вот простановка галочек и есть документальное оформление. Еще вариант, каждое свое действие молодой человек фотографирует и отправляет девушке.
- Верификация. Это проверка информации на достоверность. Бухгалтер заходит в банк-клиент, вводит пароль или сканируете отпечаток пальца. Система понимает, что перед ней именно тот человек, которые имеет право выполнять ту или иную операцию. При приготовлении борща маловероятна ситуация, когда молодой человек не сам готовит борщ, а пригласил вторую девушку, которая будет готовить.. и надо убедиться, что это именно он, а не она (запись видео, как он сам готовит). Скорее возможна ситуация, когда нужно убедиться, что он умеет готовить. Например, ему выпало ответственное задание приготовить борщ для будущей тещи и, как минимум, не отравить ее. Тогда контрольная процедура будет состоять в том, что девушка задает вопросы о процедуре приготовления и, исходя из ответов, понимает, умеет он готовить или нет.
- Санкционирование сделок и операций. Наверно вы все слышали про процедуру согласования руководителем или каким-то подразделением компании договора или операции. Это именно эта контрольная процедура. При приготовлении борща это будет самой простой и эффективной процедурой. Молодой человек прежде, чем что-либо сделать, спрашивает разрешение у девушки. Например, «я порезал свеклу, могу ее заложить в кастрюлю?».
- Сверка данных. Например, компании ежемесячно сверяется с контрагентами о сумме дебиторской (для другой стороны кредиторской) задолженности. При приготовлении борща это может быть разговор «Я правильно помню, что у нас в холодильнике есть все продукты для приготовления борща?».
- Разграничение полномочий и ротация обязанностей. Ротация обязанностей как контрольная процедура не получила распространения в России, а разграничение полномочий используется повсеместно. Например, бухгалтерия не проведет платеж если договор, который делало другое подразделение, будет содержать ошибки. При приготовлении борща молодой человек может резать овощи, а девушка засыпать их в кастрюлю (она же не отправит в кастрюлю порезанный ананас вместо свеклы.. ну скорее всего).
- Процедуры контроля фактического наличия и состояния. У вас были случаи, когда вы что-то заказываете, даже возможно уже оплатили, а тут выясняется, что товара нет в наличии или это последний товар с браком? Это означает, что отсутствовала рассматриваемая контрольная процедура. Посмотреть в холодильнике продукты при приготовлении борща чтобы убедиться в том, что они есть и без «новой жизни» и есть эта контрольная процедура.
- Надзорные контроли. В компании работает молодой специалист, а каждый его шаг контролирует начальник или куратор. В нашем примере девушка внимательно наблюдает за каждым действием молодого человека по приготовлению борща.
- ИТ-контроли. Как это не странно, но компьютер реже ошибается и реже что-либо забывает, чем человек. Поэтому вполне логично, что в компаниях за графиком выполнения тех или иных операций следит компьютер. При приготовлении борща молодой человек можете забыть вовремя выключить борщ (ему надо поставить таймер), заложить не то количество продуктов (контрольная процедура – взвесить все на весах), или же воспользоваться электронной версией рецепта, где после каждого пункта нужно нажать кнопку «далее».
Ну что ж, борщ приготовили, возможно никто не отравился. Таким образом мы рассмотрели основные контрольные процедуры. И, наверно, на этом можно закончить данную статью. Она и так получилась несколько больше, чем я предполагал. В другой раз напишу про предварительные (предотвращающие), последующие (выявляющие), ключевые (в отношении нескольких рисков) и компенсирующие (исправления ситуации) контрольные процедуры.
Больше полезного в телеграмм https://t.me/Vkrupenkov
# Внутреннийконтроль, #контрольныепроцедуры