Дебиторская задолженность организации возникает в следующих случаях:
- Мы продали товар или услугу с отсрочкой платежа.
- Мы оплатили или внесли предоплату за товар или услугу, но сам товар или услугу еще не получили.
Процесс работы с дебиторской задолженностью (управление дебиторской задолженностью организации) обычно включает несколько этапов:
- Принятие решения о заключении договора.
- Проверка контрагента.
- Заключение договора.
- Мониторинг контрагента и исполнения договора.
- Принятие работы или услуги по договору.
- Взыскание дебиторской задолженности.
Каждый из этих этапов должен быть «прописан» документально. В зависимости от размера, специфики и организационной структуры организации пакет документов может сильно различаться. Какой-то организации достаточно положения о договорной работе или должностной инструкции работника, а некоторым организациям необходимы положения по каждому этапу, политики, а также подробно прописать все бизнес-процессы. Те организации, в которых существует эффективная система управления дебиторской задолженностью, существенно минимизируют свои риски, а именно:
- Заключение ненужного договора.
- Увеличение затрат при работе с дебиторской задолженностью.
- Возникновение кассовых разрывов.
- Мошенничество со стороны контрагентов.
- Банкротство контрагента.
- Получение товара\услуги ненадлежащего качества.
- Коррупция наших сотрудников при заключении договора.
- Не выплата задолженности в связи с «нежеланием» контрагента ее выплачивать.
Это далеко не все риски. Рисков работы с дебиторской задолженностью организации значительно больше. В крупных организациях все эти риски известны и применяются различные методы их минимизации.
Я помогаю внедрять механизмы по управлению дебиторской задолженностью организации, а именно:
- Организация договорной работы— включает общие подходы к заключению договоров в организации, обычно реализуется в виде отдельного документа и включает в себя:
- перечень документов, представляемых контрагентами для заключения договоров;
- порядок рассмотрения и согласования договоров (типовых и не типовых, в обычном и срочном порядке);
- контроль над исполнением договора;
- прием исполненных обязательств по договору.
- Кредитная политика организации — это видение организации о том, с кем работать и на каких условиях при работе с дебиторской задолженностью, обычно выражается в виде одноименного документа, который включает:
- требования к контрагентам;
- порядок расчета лимитов на контрагентов;
- обеспечение исполнения договора;
- формирование наценки за риск и пользование финансовыми ресурсами;
- контроль за дебиторской задолженностью организации.
- Порядок проверки контрагента — включает перечень мероприятий по оценке надежности организации:
- посредством информационно-аналитических систем;
- проверка контрагентов с позиции налоговых рисков (должная осмотрительность);
- сбор и анализ информации из открытых источников;
- оценка оперативными методами.
- Работа с просроченной дебиторской задолженности — возможные действия организации по взысканию просроченной дебиторской задолженности (как судебными, так и внесудебными методами):
- работа на стадии краткосрочной задолженности;
- работа на стадии длительной задержки оплаты;
- методы воздействия на контрагента;
- реструктуризация дебиторской задолженности;
- взыскание дебиторской задолженности через суд.
- Актуализация бизнес-процессов, косвенно связанных с управлением дебиторской задолженностью:
- кадровая политика в отношении сотрудников, работающих с дебиторской задолженностью;
- антикоррупционные меры в области договорной работы;
- регистрация и учет задолженности;
- инвентаризация дебиторской задолженности;
- порядок действий при наступлении срока возврата;
- анализ эффективности работы с дебиторской задолженностью.
Вы сомневаетесь, нужно ли оно Вам? А может быть Вы уверены в том, что в Вашей организации все хорошо организовано? Или вдруг Вы считаете, что затраты на внедрение превысят убытки от не возврата дебиторской задолженности? Давайте не будем гадать, я бесплатно проведу экспресс-аудит, и вы сами сделаете вывод о том, нужно ли Вам что-то менять. Кроме этого я бесплатно дам несколько рекомендаций, как улучшить работу с дебиторской задолженностью.
Чтобы записаться на экспресс-аудит напишите мне письмо на vkrupenkov@yandex.ru и оставьте свой телефон. Я свяжусь с Вами в течении одного рабочего дня.